MANUAL DE CALIDAD
El Manual de la Calidad debe realizar una descripción adecuada de los elementos y procedimientos del sistema de la calidad y servir como referencia permanente en la implementación y mantenimiento del sistema de la calidad.
Debe explicitar la Política de la Calidad de la empresa, los Objetivos a alcanzar y el Plan para lograrlo.
Es un documento en el cual se explica y resume el sistema de gestión de la calidad de la organización mediante el cumplimento de los requisitos de la NTC-GP 1000 a través de todas las actividades en todos sus procesos (metodologías definidas).
MANUALES DE LA CALIDAD
El manual de calidad debe referirse a procedimientos documentados del sistema de la calidad destinados a planificar y gerenciar el conjunto de actividades que afectan la calidad dentro de una organización. Este manual debe igualmente cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de calidad requerida para una organización. También deben ser agregados o referenciados al manual de calidad aquellos procedimientos documentados relativos al sistema de la calidad que no son tratados en la norma seleccionada para el sistema de la calidad pero que son necesarios para el control adecuado de las actividades.
Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una organización para:
Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar las actividades de aseguramiento.Suministrar las bases documentales para las auditorias.Adiestrar al personal en los requisitos del sistema de la calidad.Presentar el sistema de la calidad para propósitos externos: por ejemplo, demostrar la conformidad con las normas COVENIN-ISO 9001, 9002 o 9003.
Demostrar que el sistema de la calidad cumple con los requisitos de la calidad exigidos en situaciones contractuales.
Aunque no hay estructura ni formato requerido para los manuales de la calidad, existen métodos para asegurar que el tema este orientado y ubicado adecuadamente; uno de éstos sería fundamentar las secciones del manual de la calidad con los elementos de la norma que rige el sistema. Otro enfoque aceptable sería la estructuración del manual para reflejar la naturaleza de la organización.
Un manual de calidad puede:
Ser una compilación de los procedimientos documentados.Ser una serie de procedimientos documentados para aplicaciones específicas.Ser más de un documento o nivel.Tener un núcleo común con apéndices apropiados.Tener horas numerosas derivaciones posibles basadas en las necesidades organizacionales.
La aplicación más común de un manual de calidad es empleado para propósitos tanto de gestión de la calidad como de aseguramiento de la calidad. Sin embargo cuando la organización considere que es necesaria una distinción en su contenido o uso, es esencial que los manuales que describan el mismo sistema de la calidad no sean contradictorios.
Proceso de elaboración de un manual de calidad
Responsable en cuanto a la Elaboración:
El proceso en cuanto a la elaboración con la asignación de la tarea de coordinación a un organismo delegado competente. Las actividades reales de redacción y trascripción deben ser ejecutadas y controladas por dicho organismo o por varias unidades funcionales individuales, según sea apropiado. El uso de referencias y documentos existentes puede acotar significativamente el tiempo de elaboración del manual de la calidad, así como también ayudar a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser contemplados y corregidas.
Uso de Referencias:
Siempre que sea apropiado se debe incorporar la referencia a normas o documentos que existen y estén disponibles para el usuario del manual de la calidad.
Exactitud y Adecuación:
El organismo competente delegado debe asegurar que el esquema del manual de la calidad sea exacto y completo, y que la continuidad y el contenido del mismo sean adecuados.
Proceso de aprobación, emisión y control del manual de la calidad.
Revisión y Aprobación Final:
Antes de que el manual sea emitido, el documento debe ser revisado por individuos responsables para asegurar la claridad, la exactitud, la adecuación y la estructura apropiada. La emisión de este manual debe ser aprobado por la gerencia responsable de su implementación y cada copia de este debe llevar una evidencia de su autorización.
Distribución del Manual:
El método de distribución del manual debe proporcionar la seguridad de que todos los usuarios tengan acceso apropiado al documento. La distribución puede ser facilitada mediante la codificación de copias.
Incorporación de Cambios:
Se debe diseñar un método para proveer la propuesta, elaboración, revisión, control e incorporación de cambios en el manual. Al procesar cambios se debe aplicar el mismo proceso de revisión y aprobación utilizado al desarrollar el manual básico.
Control de la Emisión y de los Cambios:
El control de la emisión y de los cambios del documento es esencial para asegurar que el contenido del manual está autorizado adecuadamente. Se pueden considerar diferentes métodos para facilitar el proceso físico de la realización de los cambios. En cuanto a la actualización de cada manual se debe utilizar un método para tener la seguridad de que cada poseedor del manual reciba los cambios y los incluya en su copia.
Copias no Controladas:
Se debe identificar claramente como copias no controladas todos aquellos manuales distribuidos como propósitos de propuestas, uso fuera del sitio por parte del cliente y otra distribución del manual en donde no se prevea el control de los cambios.
Esquema del contenido de un manual de la calidad
a. El título, el alcance y el campo de aplicación.
b. La tabla de Contenido.
c. Las paginas introductorias acerca de la organización y del manual
d. La política y los objetivos de la calidad.
e. Descripción de la estructura de la organización, las responsabilidades y autoridades.
f. Descripción de los elementos del sistema de la calidad.
g. Definiciones, si es apropiado
h. Guía para el manual de la calidad, si es apropiado.
i. Apéndice, si es apropiado.
Es importante mencionar que el orden del contenido del manual de la calidad puede ser cambiado de acuerdo con las necesidades del usuario.
Que incluir en un manual de la calidad
Título, Alcance y Campo de Aplicación:
El título y el alcance del manual de la calidad deben definir la organización a la cual se aplica el manual. En esta sección también se deben definir la aplicación de los elementos del sistema de la calidad. También es conveniente utilizar denegaciones por ejemplo, que aspectos no cumple un manual de la calidad y en que situaciones no debería ser aplicado. Esta información puede ser localizado en la página del título.
Tabla de Contenido:
Esta debe presentar los títulos de las secciones incluidas y como se pueden encontrar. La numeración de las secciones, subsecciones, páginas, figuras, ilustraciones, diagramas, tablas, etc., debe ser clara y lógica.
Páginas Introductorias:
Las páginas introductorias de un manual de la calidad deben suministrar información general acerca de la organización y del manual de la calidad.
La información acerca de la organizacinn debe ser su nombre, siTio, ubicación y los Iedios de comunicación; también se puede adicionar información acerca de su línea de negocio y una breve descripción de sUs antecedentes, su historia, su tamaño.
En cuanto a la información acerca del manual de la calidad debe incluir la edición actual, la fecha de edición, una br}ue descripción de cómo se revisa y se mantiene actualizado el manual de calidad, una breve descripción de los procedimientos documentados utilizados para identificar el estado y para controlar la distribución del manual y también debe incluir evidencia de aprobación por aquellos responsables de autorizar el contenido del manual de calidad.
Política y Objetivos de la Calidad:
En esta sección del manual de calidad se debe formular la política y los objetivos de la calidad de la organización. Aquí se presenta el compromiso de la organización con respecto a la calidad.
Dicha sección tambien debe incluir como se logra que todos los empleados conozcan y entiendan la política de la calidad y como es implantada y mantenida en todos los niveles.
Descripción de la Organización, las Responsabilidades y las Autoridades:
Esta sección suministra una descripción de la estructura de la organización de alto nivel. También puede incluir un organigrama de la organización que
Implique la responsabilidad, la autoridad y la estructura de interrelaciones.
Igualmente sub-secciones dentro de esta sección deben suministrar detalles de las responsabilidades, las autoridades y la jerarquía de todas las funciones que dirigen, desempeñan y verifican trabajos que afectan la calidad.
Elementos del Sistema de Calidad:
En el resto del manual se deben describir todos los elementos aplicables del sistema de la calidad. Esto se puede hacer incluyendo procedimientos documentados del sistema de la calidad.
Como los sistemas de calidad y los manuales de calidad son únicos para cada organización no se puede definir un formato, un esquema, un contenido, ni un método de presentación únicos para la descripción de los elementos del sistema de la calidad.
Las normas de la familia COVENIN-ISO 9000 o la norma utilizada por la organización, suministran los requisitos para los elementos de los sistemas de la calidad.
Luego de seleccionar la norma a utilizar, la organización debe determinar los elementos del sistema de calidad que sean aplicables, y basados en los requisitos de dicha norma la organización definirá como intenta aplicar,
alcanzar y controlar cada uno de los elementos seleccionados.
En la determinación del enfoque de la organización debe considerarse:La naturaleza del negocio, la mano de obra y los recursos.La importancia asignada a la documentación del sistema de la calidad y al aseguramiento de la calidad. Las distinciones entre políticas, procedimientos e instructivos de trabajo.El medio seleccionado para el manual.
El manual resultante debe reflejar los métodos y los medios propios de la organización para satisfacer los requisitos formulados en la norma de la calidad seleccionada y sus elementos del sistema de la calidad.
Definiciones:
Esta sección debe ubicarse inmediatamente después del alcance y del campo de aplicación. Dicha sección debe contener las definiciones de los términos y conceptos que se utilicen únicamente dentro del manual de la calidad. Las definiciones deben suministrar una comprensión completa, uniforme e inequívoca del contenido del manual de la calidad. Es recomendable el uso de referencias como por ejemplo la norma COVENIN-ISO 8402.
Guía para el Manual de la Calidad:
Una guía puede suministrar una descripción de la organización del manual de la calidad y un breve resumen de cada una de sus secciones.
Con la ayuda de esta sección los lectores que están interesados solo en ciertas partes del manual deberían ser capaces de identificar, que parte del manual puede contener la información que está buscando.
Apéndice para la Información de Apoyo:
Por último puede ser incluido un apéndice que contenga información de apoyo al manual de la calidad.
El Manual de la Calidad debe realizar una descripción adecuada de los elementos y procedimientos del sistema de la calidad y servir como referencia permanente en la implementación y mantenimiento del sistema de la calidad.
Debe explicitar la Política de la Calidad de la empresa, los Objetivos a alcanzar y el Plan para lograrlo.
Es un documento en el cual se explica y resume el sistema de gestión de la calidad de la organización mediante el cumplimento de los requisitos de la NTC-GP 1000 a través de todas las actividades en todos sus procesos (metodologías definidas).
MANUALES DE LA CALIDAD
El manual de calidad debe referirse a procedimientos documentados del sistema de la calidad destinados a planificar y gerenciar el conjunto de actividades que afectan la calidad dentro de una organización. Este manual debe igualmente cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de calidad requerida para una organización. También deben ser agregados o referenciados al manual de calidad aquellos procedimientos documentados relativos al sistema de la calidad que no son tratados en la norma seleccionada para el sistema de la calidad pero que son necesarios para el control adecuado de las actividades.
Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una organización para:
Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización.Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar las actividades de aseguramiento.Suministrar las bases documentales para las auditorias.Adiestrar al personal en los requisitos del sistema de la calidad.Presentar el sistema de la calidad para propósitos externos: por ejemplo, demostrar la conformidad con las normas COVENIN-ISO 9001, 9002 o 9003.
Demostrar que el sistema de la calidad cumple con los requisitos de la calidad exigidos en situaciones contractuales.
Aunque no hay estructura ni formato requerido para los manuales de la calidad, existen métodos para asegurar que el tema este orientado y ubicado adecuadamente; uno de éstos sería fundamentar las secciones del manual de la calidad con los elementos de la norma que rige el sistema. Otro enfoque aceptable sería la estructuración del manual para reflejar la naturaleza de la organización.
Un manual de calidad puede:
Ser una compilación de los procedimientos documentados.Ser una serie de procedimientos documentados para aplicaciones específicas.Ser más de un documento o nivel.Tener un núcleo común con apéndices apropiados.Tener horas numerosas derivaciones posibles basadas en las necesidades organizacionales.
La aplicación más común de un manual de calidad es empleado para propósitos tanto de gestión de la calidad como de aseguramiento de la calidad. Sin embargo cuando la organización considere que es necesaria una distinción en su contenido o uso, es esencial que los manuales que describan el mismo sistema de la calidad no sean contradictorios.
Proceso de elaboración de un manual de calidad
Responsable en cuanto a la Elaboración:
El proceso en cuanto a la elaboración con la asignación de la tarea de coordinación a un organismo delegado competente. Las actividades reales de redacción y trascripción deben ser ejecutadas y controladas por dicho organismo o por varias unidades funcionales individuales, según sea apropiado. El uso de referencias y documentos existentes puede acotar significativamente el tiempo de elaboración del manual de la calidad, así como también ayudar a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser contemplados y corregidas.
Uso de Referencias:
Siempre que sea apropiado se debe incorporar la referencia a normas o documentos que existen y estén disponibles para el usuario del manual de la calidad.
Exactitud y Adecuación:
El organismo competente delegado debe asegurar que el esquema del manual de la calidad sea exacto y completo, y que la continuidad y el contenido del mismo sean adecuados.
Proceso de aprobación, emisión y control del manual de la calidad.
Revisión y Aprobación Final:
Antes de que el manual sea emitido, el documento debe ser revisado por individuos responsables para asegurar la claridad, la exactitud, la adecuación y la estructura apropiada. La emisión de este manual debe ser aprobado por la gerencia responsable de su implementación y cada copia de este debe llevar una evidencia de su autorización.
Distribución del Manual:
El método de distribución del manual debe proporcionar la seguridad de que todos los usuarios tengan acceso apropiado al documento. La distribución puede ser facilitada mediante la codificación de copias.
Incorporación de Cambios:
Se debe diseñar un método para proveer la propuesta, elaboración, revisión, control e incorporación de cambios en el manual. Al procesar cambios se debe aplicar el mismo proceso de revisión y aprobación utilizado al desarrollar el manual básico.
Control de la Emisión y de los Cambios:
El control de la emisión y de los cambios del documento es esencial para asegurar que el contenido del manual está autorizado adecuadamente. Se pueden considerar diferentes métodos para facilitar el proceso físico de la realización de los cambios. En cuanto a la actualización de cada manual se debe utilizar un método para tener la seguridad de que cada poseedor del manual reciba los cambios y los incluya en su copia.
Copias no Controladas:
Se debe identificar claramente como copias no controladas todos aquellos manuales distribuidos como propósitos de propuestas, uso fuera del sitio por parte del cliente y otra distribución del manual en donde no se prevea el control de los cambios.
Esquema del contenido de un manual de la calidad
a. El título, el alcance y el campo de aplicación.
b. La tabla de Contenido.
c. Las paginas introductorias acerca de la organización y del manual
d. La política y los objetivos de la calidad.
e. Descripción de la estructura de la organización, las responsabilidades y autoridades.
f. Descripción de los elementos del sistema de la calidad.
g. Definiciones, si es apropiado
h. Guía para el manual de la calidad, si es apropiado.
i. Apéndice, si es apropiado.
Es importante mencionar que el orden del contenido del manual de la calidad puede ser cambiado de acuerdo con las necesidades del usuario.
Que incluir en un manual de la calidad
Título, Alcance y Campo de Aplicación:
El título y el alcance del manual de la calidad deben definir la organización a la cual se aplica el manual. En esta sección también se deben definir la aplicación de los elementos del sistema de la calidad. También es conveniente utilizar denegaciones por ejemplo, que aspectos no cumple un manual de la calidad y en que situaciones no debería ser aplicado. Esta información puede ser localizado en la página del título.
Tabla de Contenido:
Esta debe presentar los títulos de las secciones incluidas y como se pueden encontrar. La numeración de las secciones, subsecciones, páginas, figuras, ilustraciones, diagramas, tablas, etc., debe ser clara y lógica.
Páginas Introductorias:
Las páginas introductorias de un manual de la calidad deben suministrar información general acerca de la organización y del manual de la calidad.
La información acerca de la organizacinn debe ser su nombre, siTio, ubicación y los Iedios de comunicación; también se puede adicionar información acerca de su línea de negocio y una breve descripción de sUs antecedentes, su historia, su tamaño.
En cuanto a la información acerca del manual de la calidad debe incluir la edición actual, la fecha de edición, una br}ue descripción de cómo se revisa y se mantiene actualizado el manual de calidad, una breve descripción de los procedimientos documentados utilizados para identificar el estado y para controlar la distribución del manual y también debe incluir evidencia de aprobación por aquellos responsables de autorizar el contenido del manual de calidad.
Política y Objetivos de la Calidad:
En esta sección del manual de calidad se debe formular la política y los objetivos de la calidad de la organización. Aquí se presenta el compromiso de la organización con respecto a la calidad.
Dicha sección tambien debe incluir como se logra que todos los empleados conozcan y entiendan la política de la calidad y como es implantada y mantenida en todos los niveles.
Descripción de la Organización, las Responsabilidades y las Autoridades:
Esta sección suministra una descripción de la estructura de la organización de alto nivel. También puede incluir un organigrama de la organización que
Implique la responsabilidad, la autoridad y la estructura de interrelaciones.
Igualmente sub-secciones dentro de esta sección deben suministrar detalles de las responsabilidades, las autoridades y la jerarquía de todas las funciones que dirigen, desempeñan y verifican trabajos que afectan la calidad.
Elementos del Sistema de Calidad:
En el resto del manual se deben describir todos los elementos aplicables del sistema de la calidad. Esto se puede hacer incluyendo procedimientos documentados del sistema de la calidad.
Como los sistemas de calidad y los manuales de calidad son únicos para cada organización no se puede definir un formato, un esquema, un contenido, ni un método de presentación únicos para la descripción de los elementos del sistema de la calidad.
Las normas de la familia COVENIN-ISO 9000 o la norma utilizada por la organización, suministran los requisitos para los elementos de los sistemas de la calidad.
Luego de seleccionar la norma a utilizar, la organización debe determinar los elementos del sistema de calidad que sean aplicables, y basados en los requisitos de dicha norma la organización definirá como intenta aplicar,
alcanzar y controlar cada uno de los elementos seleccionados.
En la determinación del enfoque de la organización debe considerarse:La naturaleza del negocio, la mano de obra y los recursos.La importancia asignada a la documentación del sistema de la calidad y al aseguramiento de la calidad. Las distinciones entre políticas, procedimientos e instructivos de trabajo.El medio seleccionado para el manual.
El manual resultante debe reflejar los métodos y los medios propios de la organización para satisfacer los requisitos formulados en la norma de la calidad seleccionada y sus elementos del sistema de la calidad.
Definiciones:
Esta sección debe ubicarse inmediatamente después del alcance y del campo de aplicación. Dicha sección debe contener las definiciones de los términos y conceptos que se utilicen únicamente dentro del manual de la calidad. Las definiciones deben suministrar una comprensión completa, uniforme e inequívoca del contenido del manual de la calidad. Es recomendable el uso de referencias como por ejemplo la norma COVENIN-ISO 8402.
Guía para el Manual de la Calidad:
Una guía puede suministrar una descripción de la organización del manual de la calidad y un breve resumen de cada una de sus secciones.
Con la ayuda de esta sección los lectores que están interesados solo en ciertas partes del manual deberían ser capaces de identificar, que parte del manual puede contener la información que está buscando.
Apéndice para la Información de Apoyo:
Por último puede ser incluido un apéndice que contenga información de apoyo al manual de la calidad.
